Sales Admin – Ngành hàng bột giặt & chất tẩy rửa

1. Hỗ trợ bán hàng kênh MT (khoảng 60% khối lượng công việc)
–Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng (PO) từ hệ thống siêu thị, chuỗi bán lẻ qua email hoặc portal đặt hàng của khách hàng.
–Kiểm tra tồn kho, phối hợp bộ phận Kho và Kế hoạch sản xuất để xác nhận khả năng giao hàng; theo dõi tiến độ giao hàng đến khi khách hàng nhận đủ.
–Lập và quản lý chứng từ bán hàng: hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, hồ sơ đổi/trả hàng.
–Quản lý hồ sơ bán hàng với từng khách hàng: hợp đồng, bảng giá, mã hàng/barcode, hình ảnh, hồ sơ công bố, chứng nhận chất lượng.
–Theo dõi các chương trình khuyến mãi, trưng bày, chiết khấu thương mại; tổng hợp hồ sơ thanh toán với khách hàng.
–Đối chiếu công nợ định kỳ, phối hợp phòng Kế toán theo dõi tiến độ thu hồi.
–Tổng hợp báo cáo sell-in/sell-out, tồn kho tại khách hàng và doanh số theo từng hệ thống theo tuần và tháng.
2. Hỗ trợ mảng gia công OEM (khoảng 30% khối lượng công việc)
–Tiếp nhận yêu cầu gia công từ khách hàng; phối hợp bộ phận R&D/QC làm mẫu và bộ phận Kế hoạch tính định mức, lập báo giá.
–Theo dõi thực hiện hợp đồng gia công: số lượng, tiến độ, bao bì, nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp (nếu có).
–Phối hợp bố trí kế hoạch sản xuất, theo dõi nghiệm thu và xuất hàng theo đúng cam kết hợp đồng.
–Quản lý hồ sơ hợp đồng, phụ lục, biên bản thanh lý và công nợ gia công.
3. Công việc chung (khoảng 10% khối lượng công việc)
–Lưu trữ hồ sơ, biểu mẫu theo hệ thống quản lý chất lượng ISO của phòng.
–Hỗ trợ, dự phòng (back-up) các đầu việc tác nghiệp khác trong phòng khi được phân công.
–Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.