Nhân viên Lễ tân

Là gương mặt đại diện của công ty, chịu trách nhiệm đón tiếp khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và ứng viên đến làm việc một cách chuyên nghiệp, lịch sự.

* MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1/ Công tác Lễ tân & Đón tiếp khách
• Trực tại khu vực quầy lễ tân; chào đón khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc ứng viên đến công ty với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp.
• Tìm hiểu mục đích chuyến thăm, thông báo cho các phòng ban liên quan và hướng dẫn khách đến khu vực phòng họp hoặc phòng làm việc theo đúng quy định.
• Chuẩn bị phòng họp, phục vụ nước uống cho khách và Ban Giám đốc khi có yêu cầu.
• Kiểm tra và duy trì khu vực sảnh lễ tân, khu vực tiếp khách luôn trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp và mang tính thẩm mỹ cao.
2/ Trực Tổng đài & Quản lý văn thư
• Tiếp nhận các cuộc gọi đến qua hệ thống tổng đài của công ty; cung cấp các thông tin cơ bản, giải đáp thắc mắc hoặc chuyển máy đến các cá nhân/phòng ban có liên quan.
• Ghi nhận lại các lời nhắn từ khách hàng/đối tác và chuyển đạt thông tin nhanh chóng, chính xác đến người nhận khi họ không thể nghe máy.
• Tiếp nhận, phân loại và phân phối thư tín, bưu phẩm, tài liệu, bưu kiện đến đúng phòng ban/cá nhân.
• Đầu mối liên hệ với các đơn vị chuyển phát nhanh để gửi thư từ, tài liệu, bưu phẩm của công ty ra bên ngoài và theo dõi tình trạng gửi.
3/ Hỗ trợ Hành chính văn phòng
• Hỗ trợ theo dõi, đề xuất và cấp phát văn phòng phẩm, chi phí sinh hoạt văn phòng (nước uống, trà, cà phê...) cho khu vực sảnh và phòng họp.
• Hỗ trợ các công tác hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa rước...) cho cán bộ nhân viên hoặc Ban Giám đốc đi công tác khi có phát sinh.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ, các buổi đào tạo, tuyển dụng tập trung hoặc các ngày lễ hội của công ty.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.