Nhân viên phụ trách lưu trữ

1. Nhận và bàn giao hồ sơ bệnh án (HSBA), sổ/tài liệu chuyên môn khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng khám:
- Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, hồ sơ khoa Cấp cứu;
- Sổ Biên bản hội chẩn, xuất nhập khoa, thuốc gây nghiện, hướng thần, truyền máu, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng, giấy chứng sinh;
- Nhận tài liệu từ các phòng khám ngoại trú: Giấy nghỉ ốm, các giấy cam đoan;
- Các kết quả xét nghiệm khách hàng chưa nhận từ phòng dịch vụ khách hàng.

2. Kiểm soát chất lượng HSBA:
- Kiểm về thông tin hành chánh;
- Kiểm tra biểu mẫu trong HSBA: đúng mẫu, dán đúng lai;
- Kiểm tra về nội dung ghi chép HSBA đúng quy chế, quy định.

3. Thực hiện đầy đủ quy trình lưu trữ và tiêu hủy HSBA theo quy định BYT:
- Cấp số lưu trữ;
- Trình ban giám đốc ký, chuyển đóng mộc giáp lai hồ sơ;
- Bó hồ sơ theo đúng quy chế Bộ Y Tế;
- Sắp xếp bó hồ sơ lên đúng khu vực đã mã hóa;
- Cung cấp HSBA, tài liệu khi có yêu cầu từ khách hàng, công ty và cơ quan pháp lý;
- Tiêu hủy hồ sơ khi hết hạn lưu trữ theo quy định BYT.

4. Cập nhật các biểu mẫu HSBA, tài liệu:
- Cập nhật kịp thời biểu mẫu của Bộ Y tế/Sở y tế;
- Cập nhật, bổ sung các biểu mẫu, tài liệu đang sử dụng trong bệnh viện;
- Hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu cho nhân viên y tế khi được yêu cầu hay khi cập nhật biểu mẫu mới.

5. Báo cáo định kỳ:
- Báo cáo thời gian các khoa trả HSBA về kho lưu trữ;
- Báo cáo chất lượng ghi chép HSBA của các khoa;
- Báo cáo chất lượng 5S.

6. Các công việc khác:
- Thực hiện các tiêu chí 5S: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, và duy trì hằng ngày;
- Kiểm soát các tiêu chí chất lượng thuộc C2 trong 83 tiêu chí;
- Thực hiện những công việc khác khi được phân công của Trưởng phòng/Giám đốc.