Lễ Tân - Hành chính

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
1. Đón tiếp và hướng dẫn khách:
- Chào đón khách đến công ty một cách niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
- Xác định mục đích của khách và thông báo/hướng dẫn khách đến đúng bộ phận hoặc người liên hệ.
- Quản lý sổ sách khách ra vào, đảm bảo thông tin được ghi chép đầy đủ và chính xác.
- Hỗ trợ khách gọi taxi, đặt xe hoặc các dịch vụ cần thiết khác.
- Giải đáp các thắc mắc chung của khách về công ty, địa điểm, hoặc các thông tin cơ bản khác.
2. Quản lý điện thoại và thư tín:
- Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận/cá nhân liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.
- Ghi nhận thông tin cuộc gọi (nếu cần) và chuyển lời nhắn.
- Tiếp nhận, phân loại và phân phát thư từ, bưu phẩm, fax đến các bộ phận/cá nhân.
- Theo dõi và gửi thư đi (nếu được giao).
3. Quản lý khu vực lễ tân:
- Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp và có tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra và đảm bảo các vật phẩm như báo, tạp chí, tờ rơi quảng cáo luôn được sắp xếp đầy đủ và cập nhật.
- Theo dõi và báo cáo kịp thời các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất tại khu vực lễ tân (ví dụ: đèn hỏng, cây cảnh cần chăm sóc).
4. Hỗ trợ hành chính cơ bản:
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng họp (nếu có).
- Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu, văn phòng phẩm cơ bản cho các cuộc họp hoặc sự kiện nhỏ.
- Thực hiện các công việc in ấn, photocopy, scan tài liệu khi được yêu cầu.
- Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên hoặc khách (tùy theo quy định công ty).
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm (nếu được giao).
Các nhiệm vụ khác:
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận Hành chính/Quản lý Văn phòng.
- Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả.
- Tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ để nâng cao kỹ năng.