Trưởng Bộ phận Hành chính

1. Quản lý hoạt động hàng ngày:
• Giám sát và điều phối các hoạt động hành chính: quản lý văn phòng phẩm, sắp xếp lịch làm việc, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu,...
• Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ và an toàn.
• Điều phối các dịch vụ hỗ trợ như: bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa, bảo trì.
2. Quản lý tài sản và cơ sở vật chất:
• Quản lý, bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài sản của công ty.
• Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động bảo trì, sửa chữa, cải tạo cơ sở vật chất.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.
3. Quản lý hợp đồng:
• Soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ và theo dõi các hợp đồng liên quan đến hoạt động của công ty (thuê nhà, dịch vụ, thi công,...).
• Đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng tiến độ, chất lượng và các điều khoản đã ký kết.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng.
4. Hỗ trợ các bộ phận:
• Cung cấp các dịch vụ hành chính hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty.
• Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh và hỗ trợ các bộ phận đạt được mục tiêu.
• Tham gia vào các dự án đặc biệt của công ty khi được yêu cầu.
5. Quản lý tài chính:
• Lập kế hoạch và quản lý ngân sách hành chính.
• Kiểm soát chi phí, đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả.
• Báo cáo tình hình tài chính định kỳ cho cấp trên.
6. Làm việc với các cơ quan nhà nước:
• Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép kinh doanh, visa, đăng ký thuế,...
• Đảm bảo công ty tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
7. Phát triển hệ thống:
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận.
• Nghiên cứu và áp dụng các công cụ, phần mềm quản lý hành chính hiện đại.